Tietosuojaseloste

Voimassa 10.5.2020 alkaen.

Taloyhtiöiden asukkaiden, vuokralaisten ja osakkaiden henkilötietoja tarvitaan sopimuksenmukaisten kiinteistöhuoltopalvelujen tuottamiseen. Asiakkaiden tietosuoja huomioidaan kaikissa tilanteissa.

Henkilötietoja säilytetään Kiinteistöhuolto Sirén Oy:n omassa asiakasrekisterissä, joka säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan henkilöstöllä. Asiakasrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja kiinteistöhuoltopalvelujen piiriin kuuluvista taloyhtiöiden asukkaista, vuokralaisista ja osakkaista:

  • huoneiston tiedot
  • huoneistossa asuvan etu- ja sukunimi
  • liikehuoneiston ja varastotilan tms. osalta yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • henkilötunnuksen alkuosa, silloin kun se on henkilön yksilöimisen vuoksi välttämätön
  • yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohta
  • huoneistossa asuvan edellinen osoite
  • poismuuttajan uusi osoite
  • yritys
  • laskutus-, maksu- ja perintätiedot
  • asiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut
  • sähköiset asiointilomakkeet ja niihin liittyvät IP-osoitteet
  • mahdolliset rekisteröidyn tai sidosryhmien luovuttamat muut tiedot

Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on Kiinteistöhuolto Sirén Oy:n asiakas. Tämän jälkeen tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot kerätään pääasiassa yhtiön osakkailta, asukkailta tai muilta asiakkailta itseltään puhelimitse, kasvotusten, postitse, sähköpostitse, nettilomakkeilla tai vastaavilla tavoilla.

Kiinteistöhuolto Sirén Oy tarvitsee henkilötietoja asiakkaan tunnistamiseen asioinnin yhteydessä. Tietoja käytetään saatavien perinnässä, asukas- ja osakastiedottamisessa sekä palvelujen järjestämisessä ja markkinoinnissa. Tietoja voidaan käsitellä myös valvottaessa kiinteistöhuoltoyrityksen ja taloyhtiön etua. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Lisäksi henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille muille palveluntarjoajille, kuten perintäyhtiöille ja lukkoliikkeelle. Henkilötietojen käsittely tapahtuu aina kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Voimassa olevan henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää kiinteistöhuoltoyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.